PROJECT SCOPE MANAJEMENT ( Bab 5, Bab 6, Bab 7 dan Bab 8)

PROJECT SCOPE MANAJEMENT

Salah satu dari yang terpenting dan yang memiliki banyak aspek sulit dari manajemen proyek, adalah mendenifisikan ruang lingkup (scope) suatu proyek. Scope dapat juga diartikan sebagai semua pekerjaan yang dikembangkan dalam menghasilkan produk dari proyek dan proses yang digunakan untuk menbentuk kedemuanya (Schwalbe, 2006).

Project Scope Management termasuk suatu proses yang dikembangakn untuk mendefinisikan dan mengontrol apa yang termasuk atau tidak yang termasuk dalam suatu proyek. Hal tersebut untuk memastikan tim proyek dan stakeholders memiliki perngertian yang sama mengenai produk apa yang dihasilkan dari proyek dan proses apa saja yang akan digunakan oleh tim proyek untuk menghasilkan produk tersebut, ada lima proses utama yang dikembangkan dalam project scope manajement yaitu :

1. Scope Planning

Scope Planning menjelaskan bagaimana suatu scope didefinisikan, diuji, dan diawasi serta bagaimana Work Breakdown Structure (WBS) akan dibuat. Scope Planning merupakan langkah awal dari scope manajement plan. Ukuran proyek,kompleksitas, kepentingan, dan faktor – faktor lain akan mempengaruhi seberapa banyak usaha yang dihabiskan pada scope planning.
Hasil utama dari scope planning adalah suatu scope management plan yang mempersiapkan suatu dokumen yang berisi deskripsi bagaimana tim akan mempersiapkan project scope statement, membuat WBS, memastikan penyelesaian dari proyek yang dikerjakan dan mengontrol perubahan pada scope proyek.

2. Scope Definition

Langkah selanjutnya adalah menentukan lebih lanjut pekerjaan yang dibutuhkan untuk proyek. Scope definition yang bagus sangat penting untuk kesuksesan proyek karena sangat membantu meningkatkan akurasi dari waktu, biaya, dan sumber yang digunakan, serta menegaskan suatu baseline untuk memastikan kemampuan dan mengontrol proyek dan juga membantu dalam memperjelaskan komunikasi dalam tanggung jawab kerja. Hasil utama dari scope definition adalah project scope statement.

3. Create WBS

Setelah menyelesaikan proses scope palnning dan definition, langkah selanjutnya dalam project management adalah membuat suatu work breakdown structure (WBS). WBS adalah pengelompokan pekerjaan sulit dalam suatu proyek yang menentukan total scope dari proyek. Karena banyak proyek melibatkan banyak orang dan banyak perbedaan, ini sangat penting untuk menyusun dan memutuskan pekerjaan kedalam bagian logika dan didasari pada bagaimana pekerjaan akan dapat ditingkatkan. WBS merupakan dokumen pondasi pada project manajement karena menyediakan dasar untuk perencanaan dan pengaturan jadwal proyek, biaya, sumber, dan perubahan.

WBS sering digambarkan sebagai suatu task-oriental family tree dari aktivitas, sama dengan suatu bagan organisasi, suatu tim proyek sering menyusun WBS untuk produk proyek, fase proyek, atau menggunakan project management process group. Banyak orang suka membuat WBS dalam bagan untuk membantu membayangkan proyek dan semua bagian utama dari proyek tersebut.

4. Scope Vertifications

Melibatkan persetujuan formal dari project scope yang diselesaikan oleh stakeholders. Persetujaun ini sering dicapai dengan melakukan penyelidikan pada pelangaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk menevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar dan menimbulkan kepuasan. Untuk mengurangi perubahan scope, sangat perlu dilakukan pekerjaan yang dapat memastikan project scope.

5. Scope Control

Scope Contro melibatkan peraturan perubahan untuk project scope. Pengguna sering tidak yakin bagaimana mengingkan tampilan untuk dilihat atau fungsi apa yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa bisnisnya. Pengembang tidak yakin bagaimana mengartikan user requirement, dan mereka juga memilki keterkaitan dengan teknologi yang terus berubah.

Tujuan dari scope control adalah mempengaruhi factor yang menyebabkan perubahan scope, menyakinkan perubahan yang diproses berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur perubahan ketika perubahan ini terjadi. Scope control termasuk mengidentifikasikan, mengevaluasi, dan mengimplementasikan perubahan dari project scope sebagai progress dari proyek.

·         PROJECT TIME MANAGEMENT

Mengatur waktu dalam penyelesaian project, termasuk di dalamnya waktu-waktu yang akan hilang dalam pengerjaan project.

Activity Definition

mendefinisikan aktifitas project kedalam jadwal pengerjaan project. Berdasarkan kebutuhan di setiap fase projectnya .jadi dalam proses ini kita harus lebih mendetailkan lagi aktifitas-aktifitas apa yang di butuhkan dalam perancangan pengerjaan project . terdapat beberapa fase tahapan pembagian tugas,  nah di setiap fase itulah yang harus di perjelas tentang apa saja aktifitas yang harus di lakukan, agar dalam aktifitas pengerjaan proyek ini berjalan dengan efisien 

.

2.      Activity Sequencing

Menyusun urutan aktivitas pekerjaan dan mendokumentasikannya.Setiap aktifitas harus di menaj sebaik mungkin, dan jangan lupa mendokumentasikannya karena dokumentasi sangat penting dalam pembuatan sebuah project

3.      Activity Resource Estaming

Menghitung setiap tipe sumber daya yang dibutuhkan.Jadi kita harus dapat menganalisis sumber daya apa yang di butuhkan untuk membangaun project agar sesuai dengan yang di inginkan

4.      activity duration estaming

menghitung waktu yang diperlukan untuk mentelesaikan setiap pekerjaan project yang harus di selesaikan setiap waktu. Harus di lakukan agar supaya waktu pengerjaan sesuai dengan perjanjian waktu project

5.      schedule development

menganalisis urutan aktuvitas, waktu,kebutuhan sumber saya dengan jadwal pekerjaan project yang dudah di tetapkan.

6.       Schedule control

mengontrol setiap pengubah jadwal project. Harus bertindak cepat dengan menyesuaikan jadwal-jadwal lainya agar tidak terjadi lost time.

·         PROJECT COST MANAJEMENT

Biaya adalah sumber daya yang dikorbankan atau yang tidak dapat dihindari, untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Atau dapat juga diartikan sesuatu yang nantinya akan ditukarkan (dengan keuntungan tertentu). Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter, seperti dolar. Manajemen Biaya proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek ini selesai dalam anggaran yang disetujui.

Proses-proses dalam MBP meliputi:

1. Estimasi biaya: Mengembangkan perkiraan atau estimasi biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek.
2. Penganggaran (Budgeting) Biaya: alokasi estimasi biaya keseluruhan untuk item pekerjaan individu untuk menetapkan data dasar untuk mengukur kinerja.
3. Pengendalian Biaya: Pengendalian perubahan anggaran proyek.

Alat dan teknik dasar untuk perkiraan biaya:

1. Analog atau perkiraan top-down: menggunakan biaya yang sebenarnya dari sebuah proyek, sebelumnya sama sebagai dasar untuk memperkirakan biaya proyek ini.
2. perkiraan Bottom-up: Melibatkan memperkirakan item pekerjaan individu atau kegiatan dan menjumlahkan mereka untuk mendapatkan total proyek.
3. Pemodelan parametrik: karakteristik proyek Menggunakan (parameter) dalam model matematis untuk memperkirakan biaya proyek.
4. alat bantu Komputerisasi, seperti spreadsheet dan perangkat lunak manajemen proyek, yang dapat memudahkan perkiraan biaya dan alat yang berbeda estimasi.

·         PROJECT QUALITY MANAJEMENT

Pengertian Mutu ( Kualitas )

Mutu (kualitas) dalam kerangka ISO 9000 didefinisikan sebagai “ciri dan karakter menyeluruh dari suatu produk atau jasa yang mempengaruhi kemampuan produk tersebut untuk memuaskan kebutuhan tertentu”. Hal ini berarti bahwa kita harus dapat mengidentifikasikan ciri dan karkter produk yang berhubungan dengan mutu dan kemudian membuat suatu dasar tolok ukur dan cara pengendaliannya.

Definisi ini jelas menekankan pada kepuasan pelanggan atau pemakai produk. Dalam suatu proyek gedung, pelanggan dapat berarti pemberi tugas, penyewa gedung atau masyarakat pemakai. Misalnya dari segi disain, kepuasan dapat diukur dari segi estetika, pemenuhan fungsi, keawetan bahan, keamanan, dan ketepatan waktu. Sedangkan dari segi pelaksanaan, ukurannya adalah pada kerapihan penyelesaian, integritas (sesuai gambar dan spesifikasi) pelaksanaan, tepatnya waktu penyerahan dan biaya, serta bebas cacat.

Dengan kata lain manajemen Mutu adalah aspek-aspek dari fungsi manajemen keseluruhan yang menetapkan dan menjalankan kebijakan mutu suatu perusahaan/organisasi. Dalam rangka mencukupkan kebutuhan pelanggan dan ketepatan waktu dengan anggaran yang hemat dan ekonomis, seorang manager proyek harus memasukkan dan mengadakan pelatihan management kualitas. Hal hal yang menyangkut kualitas yang di maksud diatas adalah :

• Produk / pelayanan / proses pelaksanaan.
• Proses management proyek itu sendiri.

Didalam tuntutan zaman , dan dalam era persaingan bebas, kita harus banyak belajar tentang hal hal yang menyangkut proses manajemen dalam lingkungan kerja, terutama tentang pentingnya sistem dan realisasinya dalam proyek di lapangan.

Management kualitas Proyek

Pada bagian ini di fokuskan pada proses dari management proyek. Ada 2 model atau teknik yang telah sukses di gabungkan dan di terapkan dalam pelatihan di konsultan konsultan konstruksi dalam meningkatkan kinerja proses dari management proyek, antara lain : Continuous Quality Model dan Process Quality Management Model.

Continuous Quality Management

Merupakan cara yang digunakan sebuah perusahaan yang mana dapat digunakan untuk meningkatkan proses bisnis mereka. Ini merupakan cara hidup dari semua organisasi yang ingin mencapai posisi yang kompetitif dalam arus industrisasi yang cepat.

Process Management Model

Model atau cara ini digunakan menghubungkan faktor kesuksesan yang kritis pada proses bisnis . Ini membangun dasar pondasi yang mana Continous Quality Management Model meneruskan mengadakan suatau analisis yang terhadap langkah langkah dan proses dalam meningkatkan dan memanfaatkan kesempatan yang ada.

Penggunaan kualitas dalam proyek konstruksi

Management kualitas yang terpadu merupakan pendekatan yang umum di gunakan untuk mendapatkan suatu kualitas yang diinginkan. Dan kualitas suatu proyek adalah masalah yang khusus yang mana wajib memerlukan penafsiran yang khusus pula.

Ada 6 (enam) lingkup dari pekerjaan proyek yang mana kualitas harus diuji dan diperiksa yaitu :

1. Kualitas dari penerangan dan keputusan dari klien
2. Kualitas dari proses disain
3. Kualitas Material dan komponen
4. Kualitas dari kumpulan proyek
5. Kualitas dari kegiatan management proyek

Management proyek sebagai rata rata dari peningkatan kualitas proyek

Syarat Penggunaan dalam Quality Management

Ada beberapa bagian yang mana digunakan dalam management kualitas. Dalam konteks konstruksi beberapa akan di jelaskan.

1. Inspeksi

Inspeksi merupakan alat untuk mengukur kegiatan proses konstruksi untuk memeriksa apakah standard spesifikasi udah di capai.

2. Quality control

Pengendalian Mutu (Quality Control) adalah teknik dan aktivitas operasi yang digunakan agar mutu tertentu yang dikehendaki dapat dicapai. Aktivitasnya mencakup monitoring, mengeliminir problem yang diketahui, mengurangi penyimpangan/perubahan yang tidak perlu serta usaha-usaha untuk mencapai efektivitas ekonomi.

Mutu (kualitas) dalam kerangka ISO-9000 didefinisikan sebagai “ciri dan karakter menyeluruh dari suatu produk atau jasa yang mempengaruhi kemampuan produk tersebut untuk memuaskan kebutuhan tertentu”. Hal ini berarti bahwa kita harus dapat mengidentifikasikan ciri dan karakter produk yang berhubungan dengan mutu dan kemudian membuat suatu dasar tolok ukur dan cara pengendaliannya.

Quality Assurance

Pemastian Mutu (Quality Assurance) adalah seluruh tindakan yang sistematis dan terencana yang diperlukan agar terjadi kepastian dan kepercayaan terhadap mutu produk/jasa yang diberikan. Aktivitasnya mencakup kegiatan proses, baik internal maupun eksternal termasuk merumuskan kebutuhan pelanggan. Maksud dari Quality assurance ini adalah mengidentifikasi kemajuan dari kualitas. Quality assurance mengevaluasi cost dari proyek secara keseluruhan secara teratur untuk menetapkan anggaran yang keluar relevan dan sesuai dengan standard kualitas.

Total Quality Management (management kualitas terpadu )

Pada tahun-tahun sekarang sangat sangat penting meningkatkan kualitas dari sebuah produk yang di hasilkan . Tekanan ini banyak datang dari perusahaan -perusahaan besar internasional seperti perusahaan mobil dan computer. Persaingan antar perusahaan tersebut lebih memaksa mereka untuk lebih lagi meningkatkan kualitas produk yang di hasilkan, agar mendapat kepercayaan dari pasar..

5 ( lima ) pilar dalam Total quality management

Semua sistem manajemen yang menjunjung tinggi kemanusiaan di perlukan untuk menyatukan prinsip prinsip Total quality management ke dalam setiap aspek organisasi. Bill Creech, salah seorang dari Tim manajemen impian tahun 90-an di Amerika, telah lama menggunakan lima pilar sebagai suatu cara untuk memberikan gambaran akan perlunya dasar yang luas bagi TQM . Menurut Bill Creech ,Produk adalah titik pusat untuk tujuan dan pencapaian organisasi. Mutu dalam produk tidak mungkin ada tanpa mutu di dalam proses. Mutu di dalam proses tidak mungkin ada tanpa organisasi yang tepat. Organisasi yang tepat tidak ada artinya tanpa pemimpin yang memadai. Komitmen yang kuat dari bawah ke atas merupakan pilar pendukung bagi semua yang lain. setiap pilar tergantung pada pilar yang lainnya , dan kalau salah satu lemah sendirinya yang lain akan lemah.

Penerapan TQM dalam Organisasi

Didalam 5 pilar manajemen kualitas terpadu , organisasi merupakan pilar di tengah. Cara kita berorganisasi jelas mempengaruhi semua unsur dan kegiatan yang lain. Organisasi adalah kerangka kerja yang diandalkan oleh seluruh sistem manajemen untuk mendapatkan hasil kerja yang efisien. Untuk alasan tersebut organisasi lebih dari sesuatu dalam menentukan kesehatan dan vitalitas keseluruhan dari sistem. Pengalaman menunjukan bahwa beberapa struktur organisasi hanya cocok untuk sistem sentralisasi,

sedangkan yang lain hanya cocok untuk sistem desentralisasi. Penetapan sentralisme pada input dan ketergantungan pada peraturan yang berlebihan menekan semangat manusia . Perlakuan yang kasar terhadap factor sistem manusia memuat orang merasa terasing dan juga bisa memadamkan motivasi kita. Sebaliknya struktur desentralisasi mempermudah pemimpin dan membebaskan kreatifitas. Sebenarnya. Pertanyaaan kuncinya adalah organisasi mengembangkan atau meredam semangat manusia. Oleh karena itu bagaimana kita memilih organisasi yang dapat melambungkan dan organisasi yang dapat memjatuhkan kita. Berkenaan dengan hal itu , memikirkan struktur sebuah organisasidalam arti vertical merupakan hal yang tradisional. Seertisebuah pyramid dengan sebuah puncak, suatu

dasar, dengan berlapis lapis manajemen diantaranya. Tetapi ini dapat juga di pikirkan sebagai sebuah segitiga , yang terletak pada sebuah sisinya, ada bagian depan dan belakang. Semakin tinggi rasio gigi ke ekor dari organisasi itu. Tak perlu di pertanyakan lagi, semakin sengitnya persaingan dalam era globaliasi, semakin banyak gigi yang diperlukan. Karyawan di bagian depan, di ujung tombak yang langsung berhadapan dengan pelanggan dan pesaing.

Kebanyakan dalam bisnis Amerika menyebut karyawan sebagai Frontline

(garis depan), tetapi itu hanya berupa pemikiran depan ke belakang. Dalam analisis akhir, peran dimenangkan dengan apa yang terjadi di depan .Hasil akhir dari persaingan ekonomi antar organisasi dan antar negara ditentukan dengan cara yang tepat sama. Hasil akhirnya tergantung pada pelaksana ujung tombak. Oleh karena itu pemikiran konseptual mengenai organisasi harus dimulai dari bawah (di bagian depan) dan di lanjutkan dari situ, dengan focus yang semakin terpusat pada cara membuat struktur tebaik bagi organisasi dan mengatur agar baggian garis depan menjadi kompeten, kreatif, dan memberikan komitmennya sebagai prasyarat untuk sukses.

Perubahan sekarang sudah menyebar ke mana mana dan proses mutu diucapkan oleh banyak orang. Tetapi hanya sedikit terjadi perubahan yang sebenarnya. Hal ini disebabkan oleh kebanyakan perusahaan sedang memandang proses yang terjadi bukan merupakan perpanjangan dari permintaaan mereka dari seluruh organisasi. Ini merupakan penghapusan yang serius karena di situklah kerusakan paling menyedihkan akibat sentralisme. Struktur yang di hasilkan nya dan tergantung dalam rangka.

mendukung ajarannya adalah kebalikan dari cepat tanggap dan fleksibilitas. Dan hal itu membuat kuno dan tidak cocok dengan persaingan gerak cepat dari zaman globalisasi. Sementara beberapa praktisi.sentralisme yang penuh keyakinan mengaku mendukung perubahan , dalam kenyataanya perubahan tadi hanyalah tambal sulam pada suatu sistem yang pada dasarnya demikian rusak seingga kegunaan dari tambalan tadi demikian kecil.